Waarom hebben we het zo druk? Een idee uit 1955

Over stress, de wet van Parkinson, en vlees uitdelen

Ja hoor, het is weer zover. Het is vlak voor de zomervakantie en collega’s reageren steevast op de vraag hoe het gaat met “druk”. Scripties nakijken, artikelen inleveren en natuurlijk veel te veel vergaderingen.

Waarom hebben we voortdurend het gevoel dat we achter de feiten aanlopen?

De meest voor de hand liggende verklaring: te veel werk. Kan, zeker zo vlak voor de vakantie. Maar waarschijnlijk speelt er nog iets anders.

Werk vult de tijd die je eraan geeft

Je werk is nooit klaar. Het probleem zit erin dat we zelf kunnen bepalen wat we doen. En deze lijst is eindeloos.

Modern kenniswerk heeft elementen van wat Hannah Arendt in haar boek The Human Condition arbeid noemt: activiteiten die nooit af zijn.

Je kunt altijd meer doen: meer vergaderingen bijwonen, meer artikelen schrijven, meer bila’s organiseren. En het kan ook altijd beter: nog beter opgeschreven, nog meer mensen betrokken, nog persoonlijker in het contact met medewerkers of klanten.

In 1955 schreef historicus C. Northcote Parkinson een beroemd satirisch artikel in The Economist. Daarin formuleerde hij Parkinson’s Law:

“Werk vult vanzelf de tijd die ervoor beschikbaar is.”

Werk je 40 uur per week, dan vul je die uren met werk. Werk je 32 uur, dan prop je je werk in die 32 uur. Ikzelf werkte jarenlang elke zondagochtend. En ja hoor, ook die zondagochtend zat altijd vol werk. Maar het werk doordeweeks slonk niet. Ik stopte ermee, die zondagochtend vol werk.

Werk dat wél klaar is

Contrasteer dit met een situatie waarin je je werk niet zelf kunt indelen. Waar iemand gewoon tegen je zegt wat je moet doen. Dat heeft nadelen, zoals ik in een eerdere editie van Werknotities beschreef over micromanagement. Maar het heeft ook een groot voordeel: je weet precies wanneer je klaar bent.

Dit heb ik deze week zelf ervaren. Ik deed vrijwilligerswerk bij de Voedselbank. Mijn verantwoordelijkheid: vlees uitdelen. Om 10:30 uur was de vrachtwagen met het vlees nog niet aangekomen. Dan maar koffie drinken. Wachten. Beetje praten met de andere vrijwilligers. Mijn taak was vlees uitdelen en toen dat niet kon, vulde ik de tijd niet in met ander werk.

Het vlees kwam hoor. Ik deelde uit. Aan het einde van de middag fietste ik naar huis. Klaar, niks meer te doen.

Dit soort activiteiten is in Hannah Arendts woorden geen arbeid maar work (werk): afgebakende bezigheden met een duidelijk eindproduct. Andere voorbeelden: een fiets repareren of een schilderij maken.

De stress-vuistregel: je zegt pas ‘nee’ als je te druk bent

Het probleem van te veel werk speelt dus vooral als je je werk zelf kunt indelen. Laat dat nou net een kenmerk van het werk van een professional zijn.

In een essay in The New Yorker stelt Cal Newport dat deze autonomie vaak stress veroorzaakt. Als professional krijg je niet elke dag afvinkbare taakjes van je leidinggevende. Wat je wel krijgt? Een doorgaande stroom van vragen, vergaderverzoeken, uitnodigingen, documenten en lees-je-even-mee-verzoeken.

Hoe stop je die stroom? Wanneer zeg je ‘nee’? Volgens Newport gebruiken professionals een stress-vuistregel: je zegt zaken af als je het te druk hebt, want dan heb je in je ogen een legitieme reden (sorry, te druk!).

Hij schrijft:

“Als je een uitnodiging voor een vergadering afwijst, kost je dat sociaal kapitaal. Je benadeelt je collega enigszins en wekt mogelijk de indruk dat je niet meewerkt of de kantjes er vanaf loopt. Maar als je voldoende stress ervaart, kan dat de kosten acceptabel maken: je hebt het gevoel dat je “druk” bent. Dit biedt je een psychologische dekmantel om de vergadering over te slaan. Het probleem met deze stress-vuistregel is dat je werkdruk pas afneemt als je al te veel te doen hebt.”

De stressvuistregel werkt dus, maar het nadeel is dat je hem pas gebruikt als je eigenlijk al te druk bent. Dit zorgt er volgens Newport voor dat we zo’n 20% harder werken. We zeggen pas ‘nee’ als de stress te hoog wordt.

Wat betekent dit voor je werk?

Kan het anders? Het is lastig, maar ik zie twee alternatieven voor de stress-vuistregel.

Ten eerste: bepaal met je leidinggevende wat prioriteit heeft. In plaats van de keuzes steeds zelf en alleen te maken, kun je met je manager bespreken wat dit jaar het belangrijkste is. De rest laat je zitten. Dan kun je met een gerust hart onbelangrijke zaken afslaan.

Ten tweede: baken je werktijden af. Als je bijvoorbeeld als regel stelt dat je van 9 tot 5 werkt, is het makkelijker om nee te zeggen tegen aanvragen die buiten die tijd vallen. Zo ken ik verschillende 9-to-5-academics. Luie bureaucraten? Integendeel! Ze zijn juist productief en zeggen eerlijk dat ze zo werken. En niet onbelangrijk: ze doen naast hun werk ook hele boeiende dingen. Er is meer in het leven dan werken.

Het werk is nooit klaar. Dat wist Parkinson in 1955 al.

Vraagt iemand hoe het gaat? Zeg voor de verandering dan eens “relaxed”. Benieuwd hoe ze reageren.

Blijf nadenken,

Lars

Leestips

• Het satirische artikel “Parkinson’s Law” in The Economist.

• Het boek van Hannah Arendt: The Human Condition.

• Het New Yorker artikel van Cal Newport: Why do we work too much?.

• Een artikel in De Volkskrant over drukte

Met dank aan Annemarie Bleeker en Nico Jongerius voor hun hulp bij dit artikel.

Vond je dit interessant? Geef de nieuwsbrief dan een hartje of plaats een reactie. Ik ben benieuwd hoe jij met drukte omgaat. Dank!

Je kunt dit stuk doorsturen naar een vriend, partner of collega.